Ist Zeiterfassung in der Schweiz Pflicht?
Ja. Gemäss Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) ist jeder Arbeitgeber in der Schweiz verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden zu erfassen und zu dokumentieren. Diese Pflicht besteht unabhängig von der Unternehmensgrösse — sie gilt für ein Startup mit 2 Mitarbeitenden ebenso wie für einen Konzern mit 5'000 Angestellten.
Ziel der Arbeitszeiterfassung ist der Schutz der Arbeitnehmenden: Nur wenn Arbeitszeiten korrekt dokumentiert werden, lassen sich Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Überstundenvorschriften überwachen und durchsetzen.
Was genau muss erfasst werden?
Gemäss Art. 73 ArGV 1 müssen Arbeitgeber mindestens folgende Daten erfassen und aufbewahren:
- Tägliche und wöchentliche Arbeitszeit — Beginn, Ende und Dauer der Arbeit
- Ausgleichs- und Überzeit — Stunden über der vertraglich vereinbarten bzw. gesetzlichen Höchstarbeitszeit
- Ruhetage und Ersatzruhetage — Freie Tage und deren Kompensation
- Pausen — Lage und Dauer der Pausen ab 30 Minuten
Diese Daten müssen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden und bei einer Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat jederzeit vorgelegt werden können.
Die drei Erfassungsvarianten im Schweizer Recht
1. Systematische Arbeitszeiterfassung (Standard)
Die vollständige, detaillierte Erfassung aller Arbeitszeiten ist der Standard für die grosse Mehrheit der Arbeitsverhältnisse. Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden werden lückenlos dokumentiert. Eine digitale Zeiterfassungssoftware ist hier die effizienteste Methode.
2. Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)
Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine vereinfachte Zeiterfassung vereinbart werden, bei der nur die tägliche Gesamtarbeitszeit festgehalten wird (ohne Beginn, Ende und Pausen). Voraussetzungen:
- Eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung (oder Einzelvereinbarung)
- Eine bestehende Arbeitszeitregelung im Betrieb (z.B. Gleitzeit mit definierten Rahmenzeiten)
- Keine regelmässige Nacht- oder Sonntagsarbeit
3. Verzicht auf Arbeitszeiterfassung (Art. 73a ArGV 1)
Ein vollständiger Verzicht auf die Zeiterfassung ist nur unter strengen Voraussetzungen möglich:
- Der Arbeitnehmer verdient ein Bruttojahreseinkommen von über CHF 120'000 (inkl. Bonus)
- Der Arbeitnehmer verfügt über eine grosse Autonomie bei der Gestaltung seiner Arbeitszeit
- Es besteht eine schriftliche individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Es liegt ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) vor, der den Verzicht erlaubt
In der Praxis betrifft diese Ausnahme primär höhere Kadermitarbeitende und Geschäftsführer.
Wer ist vom Arbeitsgesetz ausgenommen?
Das Arbeitsgesetz gilt nicht für alle Arbeitsverhältnisse. Folgende Gruppen sind nicht dem ArG unterstellt und damit auch nicht zur Zeiterfassung gemäss ArG verpflichtet:
- Öffentliche Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden (eigene Personalgesetze)
- Diplomaten und internationales Personal (z.B. UN-Organisationen in Genf)
- Leitende Angestellte im Sinne von Art. 3 lit. d ArG (oberste Führungsebene)
- Selbständig Erwerbende ohne Angestellte
- Heimarbeitende (unterstehen dem Heimarbeitsgesetz HArG)
- Landwirtschaftliche Betriebe (unterstehen dem Landwirtschaftsgesetz)
Achtung: Auch wenn das ArG nicht gilt, können andere Gesetze (OR, GAV, kantonale Vorschriften) eine Zeiterfassung vorschreiben.
Welche Strafen drohen bei Verstössen?
Arbeitgeber, die ihren Pflichten nicht nachkommen, riskieren erhebliche Konsequenzen:
Bussen und Strafen
- Bis CHF 10'000 Busse bei vorsätzlicher Verletzung des ArG (Art. 59 ArG)
- Erhöhte Bussen bei Wiederholungsfällen
- Bis CHF 40'000 bei Verstössen gegen Jugendarbeitsschutz und Mutterschutzbestimmungen
Behördliche Massnahmen
- Das kantonale Arbeitsinspektorat kann angekündigte und unangekündigte Kontrollen durchführen
- Bei Mängeln wird eine Frist zur Behebung gesetzt
- Bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstössen kann die Betriebsbewilligung entzogen werden
Arbeitsrechtliche Risiken
Ohne dokumentierte Arbeitszeiten kann ein Arbeitgeber im Streitfall (z.B. bei Überstundenstreitigkeiten) nicht nachweisen, wie viele Stunden tatsächlich geleistet wurden. Gerichte neigen dazu, im Zweifel zugunsten des Arbeitnehmers zu urteilen — fehlende Zeiterfassung kann somit teuer werden.
So setzen Sie die Pflicht einfach um
Die gute Nachricht: Mit einer modernen, digitalen Zeiterfassungslösung ist die gesetzliche Pflicht einfach zu erfüllen. teim.ch bietet:
- Live-Timer — Mitarbeitende starten und stoppen mit einem Klick
- Automatische Überstundenberechnung — Soll/Ist-Vergleich basierend auf dem individuellen Pensum
- Kantonale Feiertage — Alle 26 Kantone werden automatisch berücksichtigt
- Lückenlose Archivierung — Alle Zeiteinträge werden mit Timestamps in der Schweizer Cloud gespeichert
- Export für Kontrollen — Daten können jederzeit als Bericht exportiert werden
Und das Beste: Für Teams mit bis zu 3 Mitarbeitenden ist teim.ch dauerhaft kostenlos.
Häufig gestellte Fragen
Müssen auch Teilzeitangestellte ihre Zeit erfassen?
Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Auch bei einem 20%-Pensum müssen die Arbeitszeiten dokumentiert werden.
Gilt die Pflicht auch im Homeoffice?
Ja. Das ArG gilt auch für Arbeit von zu Hause. Die Arbeitszeiten müssen auch im Homeoffice erfasst werden. Digitale Tools wie teim.ch machen dies besonders einfach.
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?
Grundsätzlich ja, solange sie vollständig und korrekt geführt wird. In der Praxis ist Excel jedoch fehleranfällig und nicht manipulationssicher. Ein digitales System ist deutlich sicherer und effizienter. Mehr dazu: App vs. Excel — 7 Gründe für den Umstieg.
Was kostet eine gesetzeskonforme Zeiterfassung?
Bei teim.ch ist die Zeiterfassung für bis zu 3 Benutzer dauerhaft kostenlos. Der Pro-Plan mit allen Modulen kostet CHF 6.90 pro Mitarbeiter und Monat. Alle Preise ansehen.
Jetzt kostenlos starten — in 2 Minuten eingerichtet, gesetzeskonform ab dem ersten Tag.