Kostenlose Zeiterfassung: Gibt es das wirklich?
Ja — es gibt tatsächlich Zeiterfassungstools, die dauerhaft kostenlos nutzbar sind. Aber nicht alle «kostenlosen» Angebote sind gleich: Manche sind zeitlich begrenzte Testversionen, andere haben so starke Einschränkungen, dass sie in der Praxis kaum nutzbar sind. In diesem Artikel vergleichen wir die besten Optionen für Schweizer KMU — ehrlich und transparent.
Worauf Sie bei kostenlosen Tools achten sollten
Bevor Sie sich für eine kostenlose Zeiterfassung entscheiden, prüfen Sie folgende Punkte:
- Zeitliche Begrenzung — Ist der Free-Plan wirklich dauerhaft kostenlos, oder nur eine Testphase?
- Benutzer-Limit — Wie viele Mitarbeitende können den Free-Plan nutzen?
- Funktionsumfang — Welche Features sind im kostenlosen Plan enthalten? Fehlen wichtige Funktionen wie Überstundenberechnung oder Feiertage?
- Schweizer Hosting — Werden die Daten in der Schweiz gespeichert? DSG-Konformität ist für Schweizer Unternehmen essenziell
- Kantonale Feiertage — Kennt das Tool die Feiertage aller 26 Schweizer Kantone?
- Upgrade-Kosten — Was kostet es, wenn Ihr Team wächst und Sie mehr Funktionen benötigen?
Die besten kostenlosen Optionen im Vergleich
1. teim.ch — Free-Plan (dauerhaft kostenlos)
teim.ch bietet einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan für bis zu 3 Benutzer mit folgenden Funktionen:
- Zeiterfassung mit Live-Timer und Wochenansicht
- Automatische Überstundenberechnung mit Soll/Ist-Vergleich
- Kantonale Feiertage aller 26 Kantone
- Verschiedene Arbeitsmodelle und Teilzeit-Pensen
- Schweizer Cloud, DSG-konform
Upgrade: Der Pro-Plan mit allen 10+ Modulen (Projektmanagement, Spesen, KI-Assistent etc.) kostet CHF 6.90/Mitarbeiter/Monat. Alle Preise.
2. Toggl Track — Free-Plan
Toggl ist ein international bekanntes Zeiterfassungstool mit einem kostenlosen Plan für bis zu 5 Benutzer:
- Timer-basierte Zeiterfassung
- Einfache Projekt- und Tagzuordnung
- Basis-Reports
Nachteile: Keine Überstundenberechnung, keine kantonalen Feiertage, kein Schweizer Hosting (Server in der EU), keine Schweizer Preise, keine Integration mit Schweizer Buchhaltungssoftware.
3. Clockodo — Free-Plan
Deutsches Tool mit einem kostenlosen Plan für Einzelnutzer:
- Timer und manuelle Eingabe
- Projektzuordnung
- Einfache Auswertungen
Nachteile: Nur 1 Benutzer kostenlos, kein Schweizer Hosting, keine kantonalen Feiertage, Preise in Euro.
4. Excel / Google Sheets — kostenlos, aber...
Die klassische «Gratis-Lösung»: Eine selbst erstellte Tabelle in Excel oder Google Sheets.
Nachteile: Fehleranfällig (88% aller Excel-Tabellen enthalten Fehler), kein Live-Timer, keine automatische Überstundenberechnung, keine mobile Erfassung, Datenschutz-Risiken, keine Gesetzeskonformität. Mehr dazu: App vs. Excel — 7 Gründe für den Umstieg.
Vergleichstabelle: Kostenlose Zeiterfassung Schweiz
| Kriterium | teim.ch | Toggl | Clockodo | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlose Benutzer | 3 | 5 | 1 | Unbegrenzt |
| Überstundenberechnung | Ja | Nein | Nein | Manuell |
| Kantonale Feiertage | 26 Kantone | Nein | Nein | Nein |
| Schweizer Cloud | Ja | Nein (EU) | Nein (DE) | Lokal |
| bexio-Integration | Ja (Pro) | Nein | Nein | Nein |
| Upgrade-Preis | CHF 6.90/Mt. | USD 9/Mt. | EUR 8.50/Mt. | — |
Warum «kostenlos» nicht immer günstig ist
Ein kostenloses Tool, das nicht die nötigen Funktionen bietet, kostet am Ende mehr als ein günstiges professionelles Tool. Rechnen Sie mit den versteckten Kosten:
- Zeitaufwand — Manuelle Überstundenberechnung, fehlende Feiertage nachpflegen, Daten exportieren und aufbereiten
- Fehlerkosten — Falsch berechnete Überstunden, fehlende Compliance bei einer Kontrolle
- Datenschutz-Risiko — Bussen bei DSG-Verstössen, wenn Daten im Ausland gespeichert werden
- Wechselkosten — Späterer Umstieg auf ein professionelles Tool wird aufwändiger, je länger man wartet
Unser Tipp für Schweizer KMU
Wenn Sie ein kleines Team (bis 3 Personen) haben, nutzen Sie den dauerhaft kostenlosen Free-Plan von teim.ch. Sie erhalten eine vollständige, gesetzeskonforme Zeiterfassung mit automatischer Überstundenberechnung und allen kantonalen Feiertagen — ohne zeitliche Begrenzung und ohne Kreditkarte.
Sobald Ihr Team wächst oder Sie weitere Module benötigen (Projektmanagement, Spesen, KI-Assistent, Schichtplanung), steht der Pro-Plan für CHF 6.90 pro Mitarbeiter und Monat bereit — der günstigste Preis auf dem Schweizer Markt für diesen Funktionsumfang.
Jetzt kostenlos starten — ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung